Sådan skriver man et mandat, der holder

Leverandørerne går ind til årets årsforhandlinger med vækst som førsteprioritet. Hos kædernes indkøbere ligger vækst som nummer fire, og det, de sætter først, er at sikre deres egen konkurrencekraft. Det viser en analyse fra Gradient Benchmark af årsforhandlingerne mellem dagligvarekæderne og deres leverandører, som FødevareWatch har skrevet om, og leverandørernes prioritet hænger sammen med, at de er presset af kampagnetryk og energipriser.

Det er et godt billede af, hvorfor så mange årsforhandlinger ender som en kamp om én procentsats, når to parter vil noget forskelligt. Årsaftalerne for 2027 bliver forhandlet nu i oktober og november, og det er i disse uger, mandaterne bliver skrevet. Derfor handler dette nummer af Indspil om, hvad et mandat skal indeholde, så forhandleren har mere end prisen at arbejde med.

Et mandat med ét tal giver en forhandling om ét tal

Mange mandater består kun af et pristal. Der står, hvad vi gerne vil opnå, men der står ikke, hvad forhandleren ellers må bytte med, eller hvad vi gør, hvis vi ikke når målet. Konsekvensen er til at forudse. Når der kun er én variabel på bordet, skubber den ene til tallet, den anden skubber tilbage, og så mødes de et sted på midten og kalder det et resultat.

En forhandler, der kun har prisen med, kan ikke lede efter løsninger, fordi han ikke har noget at lede med. Valget mellem en hård forhandling om et tal og en forhandling om, hvad begge parter har brug for, bliver derfor truffet hjemme under forberedelsen og den dag mandatet bliver skrevet.

De variable, der skal stå i mandatet

Analysen giver et fingerpeg om, hvor variablerne ligger. Leverandøren vil have vækst, og kæden vil have konkurrencekraft. Kæderne giver ifølge analysen sjældent garantier for den vækst, leverandøren betaler for med hyldepladsen, og netop den garanti er en variabel, der kan forhandles. Hvad skal markedsføringstilskuddet give igen af placeringer, aktiviteter eller volumen, og hvad sker der, hvis væksten ikke kommer?

Ud over prisen hører disse forhold hjemme i mandatet. Det er aftalens løbetid og hvornår den kan genforhandles, markedsføringstilskuddet og hvad det skal give igen, betalingsbetingelserne og kredittiden, volumen og hvad modparten forpligter sig til, og sortimentet og hvilke varenumre der er betingelsen for aftalen.

Alle fem skal ikke gives væk. Forhandleren skal på forhånd vide, hvad han må bytte med. Et mandat, der kun siger fire procent, tvinger forhandleren til at ringe hjem, hver gang modparten flytter samtalen fra pris til noget andet, og det er præcis det, en erfaren modpart gør.

Hvem der skriver under

Mandatet skal skrives under af den, der ejer resultatet på bundlinjen. Det lyder som en formalitet, men det er den sikreste måde at undgå, at salg og økonomi regner på to forskellige bundlinjer, mens forhandleren sidder ved bordet og opdager det. Når underskriften ligger hos den, der skal leve med aftalen hele næste år, bliver diskussionen om variablerne taget hjemme, hvor der er tid til den.

Som rådgiver mødte jeg de samme virksomheder igen og igen. De manglede sjældent viden om, hvad de burde gøre, men disciplinen til at føre det igennem.

Et eksempel med en fragtaftale

Tag en indkøber, hvis fragtaftale skal genforhandles til januar. Transportørens key account manager har varslet 12 procent, mandatet er 4 procent, og alternativet er en anden transportør, der er 3 procent dyrere uden binding. Afstanden er otte procentpoint, og den bliver ikke lukket af viljestyrke.

Den kan til gengæld lukkes med variabler. Løbetiden kan forlænges mod en lavere stigning, volumen kan bindes, betalingsbetingelserne kan ændres, og genforhandlingen kan flyttes. Hver af de bevægelser koster noget, og derfor skal de være prissat hjemmefra. I en fragtaftale er det ofte måden, prisen reguleres på, der gør arbejdet, så den følger brændstof og indeks i løbet af året.

Tilliden er også en variabel

Analysen har en detalje, der er værd at tage med. Fælles mål er den næstvigtigste prioritet hos kæderne, og Thomas Herschend fra Gradient Benchmark beskriver forhandlingerne som hårde, men mere fair. Et mandat med flere variable gør det lettere at bygge de fælles mål, fordi der er noget at mødes om ud over prisen.

Hvad du kan gøre på mandag

Tag det mandat, der skal med til den næste årsforhandling, og skriv variablerne op ved siden af pristallet. Sæt en værdi på hver af dem, så forhandleren ved, hvad en måneds ekstra kredittid eller et års længere løbetid er værd i kroner. Få det godkendt af den, der ejer bundlinjen, og få det til at stå på én side, så det kan læses af en anden end den, der har skrevet det.

Til den øvelse bruger jeg Det omvendte T. Det er en skabelon, hvor din og modpartens side står i hver sin kolonne, og hvor variablerne og løsningerne samles i ét felt nederst. Skabelonen ligger frit tilgængeligt på https://upscalestrategy.com/s/indspil-2026-41-det-omvendte-t-m087.

I næste nummer regner jeg afstanden mellem varslet på 12 procent og mandatet på 4 procent igennem.

Kilder

FødevareWatch (2026). Analyse viser klart billede af priskrig: Sådan prioriterer parterne i årsforhandlinger. https://fodevarewatch.dk/article19647531.ece

Claus Dahlmann Larsen
Upscale Strategy